Was bedeutet eigentlich Zeitmanagement?

  • Veröffentlicht von Telesense Kommunikation
  • - 25. Oktober 2016

Mehr Zeit zu haben? Die Kunst, die Zeit langsamer vergehen zu lassen? Beides falsch, denn auch dem geübtesten „Zeitmanager“ stehen pro Tag nur 24 Stunden zur Verfügung. Vielmehr werden unter diesem Begriff Methoden und Vorgehensweisen zusammengefasst, mit denen sich die vorhandene Zeit besser nutzen lässt. Es wird also nicht mehr Zeit geschaffen, sondern mehr Effizienz angestrebt. Insofern ist der Begriff eigentlich ein wenig irreführend, denn treffender wäre es, gleich von Selbstmanagement oder zumindest einer Form dessen zu sprechen.

Struktur versus Chaos: Gelassen bleiben und planvoll vorgehen

Die meisten Menschen verbinden mit dem Begriff Selbstmanagement zu allererst eine strukturierte Herangehensweise an verschiedene Aufgaben. Die Situation: Auf dem Schreibtisch warten unzählige Dokumente auf ihre baldige Bearbeitung, das E-Mail-Postfach kommt nicht zur Ruhe und es stapeln sich darin die Anfragen. Zudem ist noch der Chef am Telefon und drängt auf die baldige Erledigung bestimmter, besonders wichtiger Aufgaben. Am liebsten möchte man alles zur gleichen Zeit erledigen. Der Versuch, es auf diese Weise anzugehen, würde geradewegs ins Chaos führen. Erst einmal heißt es, nicht in Panik zu verfallen und einen kühlen Kopf zu bewahren.

Besser ist es, die einzelnen Aufgaben erst einmal komplett zu erfassen und nach Dringlichkeit zu sortieren. Was besonders dringend ist und sich schnell erledigen lässt, sollte auf der To-do-Liste ganz oben stehen. Eine solche Liste eignet sich besonders gut zur Erfolgskontrolle. Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm ist sie schnell erstellt. Es gibt aber auch diverse eigenständige Programme, die von einer einfachen Liste zum Abhaken bis hin zu professionellem Selbstmanagement reichen. Das Schöne daran: Viele dieser Programme sind als Freeware erhältlich.

Größere Aufgaben, deren Erledigung mehrere Stunden oder Tage in Anspruch nehmen können, sollten in möglichst gleich große Teilaufgaben zerlegt werden. Das bietet zwei Vorteile: Man kann sich den Arbeitsfortschritt vor Augen halten, was die Motivation unterstützt, und es lässt sich besser abschätzen, wann die Hauptaufgabe erledigt sein wird.

Methoden beim Selbstmanagement

Das Selbstmanagement hat schon viele Experten beschäftigt. Deswegen steht auch eine große Auswahl an Methoden zur Verfügung, mit deren Hilfe es sich in der Praxis umsetzen lässt. Die GTD-Methode („Getting Things Done“ nach David Allen) haben wir bereits oben kennengelernt.

Eine weitere Möglichkeit bietet die Eisenhower-Methode. Dazu wird ein Quadrat mit vier Feldern gezeichnet. Wichtige Aufgaben, die dringend sind, stehen oben links (Feld 1). Eilige, aber unwichtige Aufgaben stehen oben rechts (Feld 2). Unten links finden sich nicht so eilige, aber dennoch wichtige Aufgaben (Feld 3). Was sowohl unwichtig als auch nicht dringend ist, steht unten rechts (Feld 4). Danach empfiehlt sich die folgende Vorgehensweise:

Feld 1: Sofort erledigen!
Feld 2: An Kollegen/Mitarbeiter delegieren.
Feld 3: Termin im Kalender festlegen.
Feld 4: Einfach mal unter den Tisch fallen lassen…

Wer diese Methode des Selbstmanagements ein paar Mal angewendet hat, beherrscht sie recht bald intuitiv.